Nella pratica commerciale, le vendite a credito o a rate sono molto frequenti e costituiscono una forma di finanziamento che facilita gli scambi commerciali. I contratti di vendita o le condizioni generali di vendita contengono spesso clausole che prevedono che i beni venduti restino di proprietà del venditore fino al loro completo pagamento. I venditori devono essere consapevoli che disposizioni simili non forniscono alcuna protezione contro altri creditori garantiti, a meno che non vengano adottate le misure aggiuntive descritte di seguito. Le banche che estendono il credito di solito ottengono una garanzia generale su tutti i beni del debitore, compreso l'inventario, che è in conflitto con il titolo di proprietà del venditore sui beni venduti. A meno che non vengano adottate determinate misure, la banca avrà la priorità sulla riserva di proprietà e potrà prendere possesso dei beni presenti nell'inventario, compresi i beni di proprietà del fornitore, anche se il contratto prevede chiaramente che tali beni siano di proprietà del venditore. Inoltre, in caso di fallimento, il curatore fallimentare rivendicherebbe tali beni e il venditore sarebbe relegato allo status di creditore non garantito per il pagamento del prezzo non pagato.
Le transazioni commerciali sono disciplinate dal Codice Commerciale Uniforme (UCC), che è stato adottato, con piccole variazioni, da 49 stati su 50 (la Louisiana ha un sistema di diritto civile e non ha adottato il Codice Commerciale Uniforme nella sua interezza). Ai sensi dell'articolo 9 dell'UCC, un sistema complesso di deposito assicura che gli interessi di garanzia sui beni acquistati ("interesse di garanzia di acquisto di denaro") siano "perfezionati" (cioè applicabili) con priorità rispetto agli interessi degli altri creditori garantiti, anche se questi ultimi hanno protetto il loro diritto depositandosi davanti al venditore.
Secondo l'UCC, per garantire che l'interesse di garanzia dei beni venduti in una vendita a credito (un "interesse di garanzia del denaro d'acquisto") sia "perfezionato" rispetto ai diritti di terzi, devono essere adottate diverse misure:
- Le parti devono aver stipulato un accordo che crei l'interesse di sicurezza sulla merce. In pratica, il contratto di vendita scritto deve espressamente concedere tale diritto di garanzia - e la clausola in base alla quale il venditore conserva la proprietà della merce può non essere sufficiente.
- Se la merce costituisce un inventario per l'acquirente, il venditore deve cercare negli appositi registri UCC per individuare eventuali interessi di garanzia in conflitto con l'acquirente. Una ricerca può essere effettuata presso il Segretario di Stato dello Stato di costituzione del compratore per determinare se un creditore ha un interesse di garanzia nei beni del debitore che sarebbe in conflitto con l'interesse di garanzia del venditore, come ad esempio l'interesse di una banca in "tutti i beni" del debitore, presenti e futuri, compreso l'inventario.
- Se del caso, il venditore deve notificare per iscritto (preferibilmente per posta certificata, con ricevuta di ritorno) tutti i creditori che hanno un interesse in conflitto. Il titolare del diritto di garanzia in conflitto deve ricevere la notifica prima del deposito del modulo sottostante. Si noti che la merce venduta non è un inventario (ad esempio, vendita di attrezzature ad uso dell'acquirente), non è necessaria una tale ricerca e non è necessario un tale avviso.
- In ogni caso, il venditore deposita un modulo ("dichiarazione di finanziamento UCC-1") presso il Segretario di Stato nello stato di costituzione dell'acquirente. Il modulo include i nomi delle parti, l'indirizzo, la forma giuridica, una descrizione della garanzia e la natura della transazione. Si noti che il deposito è inefficace se depositato presso il Segretario di Stato sbagliato, ad esempio nello stato in cui si trovano le merci o dove l'acquirente ha il suo magazzino o la sua sede centrale, se diverso dallo stato di costituzione. Può anche essere inefficace se contiene errori relativi al nome del debitore, alla sua forma giuridica e all'indirizzo. È quindi necessario ottenere dall'acquirente una specifica rappresentazione del nome corretto, del tipo di società e dello Stato in cui l'ente è stabilito.
- La merce soggetta al diritto di garanzia ("garanzia collaterale") deve essere sufficientemente identificata. In generale è consigliabile estendere il diritto di garanzia al denaro generato dalla vendita del bene o al ricavato dell'assicurazione ("ricavato").
- Il deposito deve essere completato prima della consegna o della spedizione della merce. Un interesse di garanzia per beni diversi dall'inventario può essere depositato entro 20 giorni dalla consegna.
- Il deposito rimane in vigore per 5 anni e deve essere rinnovato negli ultimi sei mesi prima della data di scadenza mediante il deposito di un modulo analogo (UCC-3 Continuation Statement).
- Dopo l'archiviazione, l'UCC-1 deve essere gestito correttamente per mantenere la sua efficacia. Se il nome o la forma giuridica dell'acquirente cambia, un deposito che riflette tale cambiamento deve essere effettuato entro 4 mesi, altrimenti il deposito diventa inefficace per quanto riguarda i beni consegnati dopo il cambiamento di nome; allo stesso modo, se il debitore si reincarna in un altro Stato, una nuova UCC-1 deve essere depositata nel nuovo Stato.
Il regime di deposito UCC-1 è uno strumento necessario per garantire che il diritto ai beni in possesso dell'altra parte sia perfezionato nei confronti di terzi. Ad esempio, il diritto a beni in locazione, cauzioni o spedizioni, dovrebbe essere protetto mediante il deposito di un modulo UCC-1 in modo simile a quanto descritto sopra, per garantire l'opponibilità a terzi. Affidarsi a una clausola contrattuale per conservare la proprietà della proprietà venduta senza seguire attentamente i passaggi descritti sopra darebbe un falso senso di sicurezza al venditore, e nessuna protezione.
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Commercial transactions are governed by the Uniform Commercial Code (UCC), which has been adopted, with small variations, by 49 out of 50 states (Louisiana has a civil law system and has not adopted the Uniform Commercial Code in its entirety). Under Article 9 of the UCC, a complex system of filings ensures that a security interests on goods purchased (“purchase money security interest”) be “perfected” (i.e., enforceable) with priority over the interests of other secured creditors even if such creditors protected their right by filing before the seller.
According to the UCC, to ensure that the security interest in the goods sold in a sale on credit (a “purchase money security interest”) be “perfected” against the rights of third parties, several steps must be taken:
· The parties must have entered into an agreement that creates the security interest in the goods. In practice, the written sales contract must expressly grant such a security interest – and the clause under which the seller retains title to the goods may not be sufficient.
· If the goods constitute inventory for the buyer, the seller must search the appropriate UCC records to identify possible conflicting security interests filed against the buyer. A search can be run at the Secretary of State of the state of incorporation of the buyer to determine if any creditor has a security interest in assets of the debtor that would conflict with the purchase money security interest of the seller, such as for example the security interest of a bank in “all assets” of the debtor, present and future, including inventory.
·If applicable, the seller must notify in writing (preferably by certified mail, return receipt) all creditors that have a conflicting interest. The holder of the conflicting security interest must receive the notice before the form below is filed. Note that the goods sold are not inventory (for example, sale of equipment to be used by the buyer), no such search and no such notice are necessary.
·In any case, the seller files a form (“UCC-1 financing statement”) with the Secretary of State in the state of incorporation of the buyer. The form includes the names of the parties, address, legal form, a description of the collateral, and the nature of the transaction. Note that the filing is ineffective if lodged with the wrong Secretary of State, e.g. in the state where goods are located or where the buyer has its warehouse or headquarters, if different from the state of incorporation. It can also be ineffective if it contains errors as to the name of the debtor, its legal form, and address. It is therefore necessary to obtain from the buyer a specific representation as to the correct name, the type of corporate entity and the State in which the entity is established.
· The goods subject to the security interest (“collateral”) must be sufficiently identified. In general it is advisable to extend the security interest to the money generated by the sale of the asset or insurance proceeds (‘proceeds”).
· The filing must be completed before delivery or shipment of the goods. A security interest in goods other than inventory can be filed within 20 days from delivery.
· The filing remains in effect for 5 years and must be renewed in the last six months before the expiry date by filing a similar form (UCC-3 Continuation Statement).
· After filing, the UCC-1 must be properly managed in order to maintain its effectiveness. If the buyer’s name or legal form changes, a filing reflecting such change must be made within 4 months, otherwise the filing becomes ineffective with regard to goods delivered after the change of name; similarly, if the debtor reincorporates in another State, a new UCC-1 must be filed in the new State.
The regime of UCC-1 filing is a necessary tool to ensure that the right to goods in the possession of the other party is perfected against third parties. For example, the right to leased property, bailments, or consignments, should be protected by filing a UCC-1 form similarly to what was described above, to ensure enforceability against third parties. Relying on a contract clause to retain title to the sold property without carefully following the steps described above would give a false sense of security to a seller, and no protection.
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