Nel caso in cui si decida di costituire una società statunitense, l'equivalente di una società italiana per azioni, è importante capire: 1) chi sono le persone chiave per una corretta gestione della società, e 2) quali sono i loro poteri e doveri. Si prega di notare che lo scopo di questo articolo è quello di fornire al lettore una panoramica generale della struttura organizzativa di una società statunitense e non tiene conto delle disposizioni di ogni stato.
1. 1. Introduzione.
Generalmente, una società statunitense è composta da tre circoscrizioni: azionisti, amministratori e funzionari. Gli azionisti sono i proprietari della società e, anche se nominano gli amministratori (e il consiglio di amministrazione), non gestiscono direttamente la società[1], che è delegata ad amministratori e funzionari. Gli amministratori, agendo attraverso il consiglio di amministrazione ("consiglio"), sono responsabili della gestione della società e prendono decisioni strategiche. E i funzionari, nominati dal consiglio di amministrazione, sono responsabili delle operazioni quotidiane. Infine, nel caso in cui decidiate di formare una società statunitense, tenete presente che la legge statunitense non richiede che gli amministratori e i funzionari siano cittadini statunitensi o che risiedano negli Stati Uniti[2].
2. 2. Poteri e doveri del consiglio di amministrazione.
In generale, un amministratore non può agire individualmente per vincolare la società, a meno che non sia autorizzato dal consiglio di amministrazione. In altre parole, un amministratore non può firmare accordi per conto della società; un funzionario può farlo. In effetti, una società è vincolata solo da azioni intraprese dal consiglio (nel suo insieme) in una riunione debitamente autorizzata. Il consiglio deve agire almeno una volta all'anno e tali azioni possono essere intraprese con il consenso scritto di tutti i membri del consiglio o in occasione di una riunione. Le riunioni annuali del consiglio sono necessarie ai fini della conformità aziendale e, in generale, il consiglio, riunendosi di persona o con il consenso scritto unanime, approva il bilancio dell'anno precedente, conferma o nomina i dirigenti e ratifica le operazioni straordinarie che hanno avuto luogo nell'anno precedente. Inoltre, una società è tenuta a tenere riunioni annuali degli azionisti per confermare o nominare gli amministratori, approvare il bilancio e qualsiasi operazione importante che richieda la ratifica dell'azionista. Infine, come detto, lo Statuto può consentire che le decisioni siano prese sia in assemblea sia con il consenso scritto di tutti i membri del consiglio di amministrazione e di tutti gli azionisti.
Detto questo, i poteri degli amministratori sono previsti dalla legge dello Stato in cui la società è costituita, dallo Statuto e dallo Statuto. Oltre alla gestione della società, il consiglio di amministrazione può esercitare i seguenti poteri:
a) Nominare e rimuovere gli ufficiali;
b) proporre alcuni cambiamenti fondamentali quali fusioni, acquisizioni, vendita del patrimonio della società, scioglimento e modifiche allo statuto[3]; e
c) Dichiarare i dividendi ed emettere azioni, o se devono essere effettuati altri finanziamenti e modifiche al capitale.
Inoltre, gli amministratori, al fine di adempiere ai loro doveri fiduciari, hanno il diritto di accedere a documenti riservati, esaminare i libri sociali e ricevere ogni altra informazione ragionevolmente necessaria per lo svolgimento dei loro compiti e responsabilità.
3. 3. Poteri e doveri degli ufficiali.
Come indicato al comma 1, i dirigenti sono responsabili degli affari correnti della società e sono nominati dal consiglio di amministrazione, che dà loro istruzioni specifiche su come operare (alcuni poteri e doveri possono essere previsti dallo statuto) e ne sorveglia l'operato. Le azioni che un funzionario può intraprendere, tra le altre, sono: i) l'esecuzione dei contratti; ii) la supervisione dei dipendenti; e iii) la creazione di un conto corrente bancario per la società.
La maggior parte degli Stati Uniti richiede a una società di nominare almeno tre funzionari: un presidente, un tesoriere e un segretario. Ognuno di loro ha i seguenti poteri e doveri:
A. Presidente: Il Presidente è un funzionario simile all'Amministratore Delegato italiano. Il Presidente ha l'autorità di supervisionare e controllare gli affari e gli affari della società e ha anche il potere di eseguire contratti e altri atti societari. Si ricorda che il consiglio di amministrazione può imporre limiti ai poteri del Presidente.
B. Tesoriere: ha la custodia e la responsabilità dei fondi e dei titoli della società. In generale, le responsabilità del Tesoriere sono: i) supervisionare e presentare i bilanci, i conti e i rendiconti finanziari della società; ii) gestire i conti bancari della società e istituire sistemi appropriati per la contabilità e la tenuta di registri delle attività; e iii) garantire la tenuta di registri adeguati dei beni e delle azioni e assicurare che siano presenti le necessarie assicurazioni.
C. Segretario: è responsabile della tenuta dei verbali dei lavori del consiglio di amministrazione e dei soci. È inoltre responsabile in qualità di custode dei documenti aziendali e del sigillo aziendale.
4. 4. Doveri fiduciari.
Gli amministratori e i funzionari sono tenuti ad adempiere ad alcuni obblighi fiduciari al fine di prevenire potenziali responsabilità personali. Tali doveri fiduciari sono:
A. Dovere di diligenza. Il dovere di diligenza richiede che i funzionari e gli amministratori agiscano in un modo che egli o lei ritenga ragionevolmente essere nel miglior interesse della società. Gli amministratori e i funzionari devono svolgere i loro doveri e le loro responsabilità in buona fede e con un grado di attenzione che una persona normalmente prudente in una posizione simile utilizzerebbe in queste circostanze. Il dovere di diligenza richiede principalmente che gli amministratori e i funzionari: i) siano informati sulla società e sulla sua attività, e ii) prendano decisioni aziendali e gestionali informate.Ad esempio, è stato riscontrato che gli amministratori hanno violato il loro dovere di diligenza quando non intraprendono sostanzialmente alcuna azione per informarsi su una transazione importante come una fusione, o quando hanno un ampio preavviso di violazioni della sicurezza, ma non agiscono in base a tale preavviso. Tuttavia, se gli amministratori agiscono in conformità con il dovere di diligenza, non possono essere ritenuti responsabili di cattive decisioni aziendali (la cosiddetta Business Judgment Rule).
B. Dovere di lealtà. Il dovere di lealtà che un amministratore o un funzionario deve alla società richiede che egli agisca in buona fede ed eviti conflitti personali e finanziari con la società. In particolare, gli amministratori e i funzionari della società devono anteporre gli interessi della società ai propri. Gli amministratori e i funzionari che credono in buona fede che le loro azioni siano nel migliore interesse della società soddisferanno generalmente il dovere di lealtà. Infine, tutte le opportunità che possono essere di interesse per la società devono essere prima comunicate in modo completo ed equo alla società e un funzionario o amministratore può perseguire l'opportunità a titolo personale solo se la società rifiuta tale opportunità.
5. 5. Limitazione della responsabilità; Indennizzo e "Foratura del velo aziendale".
Lo Statuto e lo Statuto possono contenere disposizioni in base alle quali la società limiterà le responsabilità dei suoi amministratori e funzionari per azioni intraprese o omissioni fatte in buona fede mentre tale amministratore o funzionario forniva servizi alla società. Inoltre, la società può decidere di indennizzare i propri amministratori o funzionari in determinate circostanze, compreso il caso in cui la causa venga archiviata.
Le società sono entità separate e distinte dai loro proprietari. Infatti, uno dei vantaggi dell'incorporazione di una persona giuridica è che la società è un'entità separata e come tale i suoi azionisti e le persone che la gestiscono non possono essere ritenuti personalmente responsabili per i debiti della società. Tuttavia, anche se gli amministratori e gli azionisti sono generalmente protetti da, e non sono responsabili per, la responsabilità o i debiti della società, un tribunale potrebbe accantonare la responsabilità limitata e ritenerli personalmente responsabili per le azioni o i debiti della società secondo la dottrina legale nota come "bucare il velo della società". Mentre la legge varia a seconda dello stato, in genere i tribunali richiedono alle società di intraprendere determinate azioni particolari per giustificare il forare il velo aziendale, compresa la commistione di beni aziendali e personali o la sottocapitalizzazione al momento della costituzione.
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[1] Gli azionisti votano su decisioni importanti come fusioni e acquisizioni, cessione di rami d'azienda.
[2] Si consiglia di consultare il proprio CPA italiano per le questioni di esterovestizione nel caso in cui gli amministratori e i funzionari della società siano cittadini italiani residenti in Italia.
[3] Si prega di notare che queste azioni sono soggette all'approvazione degli azionisti.