Molti datori di lavoro esternalizzano i loro servizi di gestione dei salari a un fornitore terzo. L'utilizzo di un fornitore terzo ha molti vantaggi, tra cui la garanzia del rispetto delle scadenze e dei requisiti di deposito e lo snellimento delle operazioni commerciali.
Implicazioni legali
Nonostante questi vantaggi, tuttavia, i datori di lavoro che esternalizzano i servizi di contabilità salariale sono in ultima analisi responsabili dei requisiti fiscali e legali e non sono quindi al riparo da responsabilità legali per il mancato rispetto dei requisiti statali e federali. Inoltre, i prestatori di servizi di pagamento terzi non sono considerati un "datore di lavoro" ai sensi del Codice del lavoro o dell'ordinamento salariale e pertanto non possono essere ritenuti responsabili per eventuali questioni legali relative a errori di pagamento.
Errore comune - il caso di studio del calcolo degli straordinari
Un errore comune che le aziende commettono è quello di non rivedere le dichiarazioni salariali che vengono distribuite ai dipendenti da parte di terzi fornitori di buste paga. La mancata revisione delle dichiarazioni salariali da parte del datore di lavoro per potenziali errori legali può creare una sostanziale responsabilità legale per il datore di lavoro.
Un errore comune che viene commesso sulle dichiarazioni dei salari è il calcolo degli straordinari. Mentre la maggior parte dei datori di lavoro è consapevole del fatto che gli straordinari devono essere calcolati alla "tariffa regolare" della retribuzione del dipendente, molti datori di lavoro non sono consapevoli di ciò che la "tariffa regolare" comporta in realtà.
Il Federal Labor Standards Act ("FLSA") prevede che la "tariffa normale" sia calcolata in modo da includere la tariffa oraria diretta del dipendente moltiplicata per il numero di ore lavorate più i bonus non discrezionali[1] e le commissioni.[2] Questo totale viene poi diviso per il numero di ore lavorate dal dipendente, per ottenere la tariffa regolare del dipendente.
Per esempio
se la tariffa oraria diretta del dipendente A è di 12,00 dollari all'ora e il dipendente A ha lavorato 50 ore in una settimana e ha guadagnato 100 dollari di commissione, la tariffa normale è calcolata come segue:
$12,00 x 50 = 600 + $100 (commissione) = $700/50 = $14,00 (tariffa normale)
Come dimostrato in precedenza, la tariffa oraria della dipendente A è di 12,00 dollari all'ora, ma la sua "tariffa normale" è di 14,00 dollari perché la tariffa normale include la sua commissione guadagnata per quella settimana. Spesso i datori di lavoro non includono le commissioni e i bonus non discrezionali nella tariffa normale, il che a sua volta crea un calcolo impreciso per la tariffa degli straordinari del dipendente.
Gli straordinari di un dipendente vengono quindi calcolati moltiplicando la tariffa oraria lineare per tutte le ore di lavoro straordinario effettuate, più la metà (1/2) della tariffa normale del dipendente per tutte le ore di lavoro straordinario effettuate.
Utilizzando quanto sopra esempio che comporta 10 ore di straordinario per una settimana di 50 ore, la compensazione degli straordinari verrebbe calcolata come segue:
$12,00 (tariffa oraria fissa) x 10 (ore di lavoro straordinario) = $120
$14,00 (tariffa normale) x .5 x 10 = $70
$120 + $70 = $190 (retribuzione totale degli straordinari del dipendente A)
Se un fornitore terzo di buste paga non include la commissione di un dipendente e/o il bonus non discrezionale nel suo tasso di retribuzione regolare, come illustrato nell'esempio precedente, il dipendente A sarebbe stato pagato 10 dollari in meno rispetto a quanto richiesto dalla legge. Anche se questo numero può sembrare insignificante, un semplice errore su una dichiarazione salariale (anche de minimis ) che viene replicato per ogni dipendente, può risultare in centinaia o migliaia di dichiarazioni salariali imprecise. Ogni dichiarazione salariale inesatta è accompagnata da varie sanzioni legali, che variano da stato a stato, più il potenziale di costi ragionevoli e spese legali e altri danni.
La lezione da trarre in questo caso è che, mentre i datori di lavoro spesso, e molte volte giustamente, presumono che il loro fornitore terzo di buste paga rispetti tutti i requisiti di legge, i fornitori terzi di buste paga non riescono a controllare regolarmente alcune questioni legali e fiscali, come nel caso dell'esempio precedente.
Pertanto, è fondamentale che le aziende rivedano le proprie pratiche di dichiarazione dei salari, comprese le dichiarazioni salariali create da fornitori di salari terzi, per limitare la responsabilità del datore di lavoro.
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[1] 5 CFR §551.514
[2] 5 CFR §551.511