Il nostro studio è autorizzato ad operare ed è locato sia in California che a New York. Le informazioni riportate in questo articolo sono applicabili ad entrambi gli stati, a meno che venga specificato il contrario. Qualora le norme dei due stati differiscano, abbiamo fornito due risposte separate per ogni stato.*
Il contratto di “employment at will”** è usato comunemente o, di solito, c’è bisogno di un motivo per licenziare un dipendente?
Negli Stati Uniti, inclusi gli stati della California e New York, le persone vengono generalmente assunte “at will” per un periodo indefinito. Il dipendente e/o il datore di lavoro possono decidere di terminare il contratto in qualsiasi momento, a meno che il contratto non ne specifichi la durata. In California, per esempio, è permesso stipulare un contratto oralmente qualora abbia durata di meno di un anno. Un datore di lavoro può licenziare qualsiasi dipendente impiegato “at will”, con o senza motivo e senza preavviso, tranne nei casi specificamente proibiti dalla legge federale o statale (discriminazione razziale, di colore, religione, sesso, nazionalità, età, condizione di disabilità, stato militare, e altre categorie protette).
Spesso, gli stati aggiungono ulteriori elementi alla definizione di categorie protette stabilita dallo stato federale. Qualora questo accadesse, tali classi protette devono essere incluse nella nozione di discriminazione dentro il territorio di tale stato.
La California, per esempio, aggiunge alla legge federale la discendenza, lo stato di immigrazione, l’identità di genere, l’espressione di genere, lo stato civile, le condizioni mediche e l’orientamento sessuale.
Anche lo stato di New York ha ampliato le categorie protette includendo lo stato di cittadinanza o di immigrazione, il credo, l’orientamento sessuale, l’identità o espressione di genere, lo stato civile, la condizione di violenza domestica e i precedenti penali o condanne.
Esiste alcun tipo di protezione dal licenziamento? Se sì, dipende da circostanze particolari come la dimensione dell'azienda o l’anzianità di servizio?
Non esiste alcun principio che tuteli un lavoratore dal licenziamento. Tuttavia, un licenziamento può essere considerato illegittimo se effettuato su base discriminatoria per motivi razziali, di religione, sesso, nazionalità, età, disabilità o altre categorie protette come sopra citato. Inoltre, i dipendenti sono anche protetti da qualsiasi rappresaglia nel momento in cui denuncino e/o si oppongano alle azioni discriminatorie, partecipino ad un'indagine o a una causa per discriminazione.
Qualora un licenziamento fosse ritenuto illegittimo, la riassunzione con pagamento di arretrati e risarcimento e danni è comune?
Mentre la riassunzione di un dipendente è possibile, in genere non viene concessa, o richiesta dal dipendente, per timore che il rapporto lavorativo sia stato irrevocabilmente danneggiato e che si crei una situazione spiacevole sia per il dipendente che per il datore di lavoro. Per quanto riguarda i casi di discriminazione, il dipendente ha diritto ad un risarcimento danni, inclusi eventuali arretrati.
Qualora venga riconosciuto il diritto di risarcimento danni al dipendente, su quale base ne viene calcolato l’importo?
Qualsiasi conseguenza abbia l’evento può essere ritenuta rilevante per quantificare i danni. Non esiste un importo massimo che il dipendente possa ricevere. Per calcolare l’ammontare dei danni, si prendono in considerazione arretrati (così come danni per tutti i benefici persi), stress emotivo, potenziali anticipi di pagamento (futura perdita di pagamenti o diminuzione salariale), e/o qualsiasi altra perdita che il dipendente sia in grado di provare, incluse spese vive, spese di ricerca di un nuovo lavoro, spese mediche o spese psichiatriche. Qualora un dipendente possa provare che le circostanze siano state particolarmente riprovevoli potrebbero essere riconosciuti dei danni punitivi, volti a punire il datore di lavoro e scoraggiare terzi dal commettere le stesse violazioni.
Esistono casi in cui il diritto di licenziamento può decadere, qualora non eseguito tempestivamente? In tal caso, qual è il lasso di tempo da rispettare affinché si possa esercitare?
Un datore di lavoro non perde mai il diritto di licenziare un dipendente. Tuttavia, è meglio licenziare un dipendente il prima possibile, soprattutto se il licenziamento si basa su un evento particolare. Quanto più un datore di lavoro aspetta prima di licenziare un dipendente, meno dispone di una giustificazione e più il dipendente può argomentare che la ragione del licenziamento sia illegittima.
Il licenziamento deve essere comunicato necessariamente per iscritto o può essere fatto in altre modalità (per esempio, oralmente, per e-mail o facsimile senza firma originale)?
CA: In California non esiste alcuna norma specifica su come informare un dipendente del suo licenziamento.
NY: Un datore di lavoro è obbligato per legge a fornire una lettera ufficiale di licenziamento e di cessazione dei benefit connessi ad esso. Tale lettera deve essere consegnata lo stesso giorno o entro, e non oltre, cinque giorni lavorativi dalla data di licenziamento. Qualora un dipendente non riceva una lettera di licenziamento che includa la cessazione dell'assicurazione sanitaria o contro gli infortuni, l’azienda è soggetta a una sanzione fino a $5,000, ed è passibile di denuncia.
È necessaria una delega formale da parte del rappresentante legale della società (ad esempio, il suo amministratore delegato) per licenziare un dipendente o è generalmente sufficiente un'autorizzazione interna?
Fintanto che la persona che licenzia un dipendente ha l’autorità di farlo, un’autorizzazione interna è sufficiente.
Ci sono delle fasi che devono avvenire obbligatoriamente affinché il licenziamento entri in vigore (ad esempio, un incontro formale del datore di lavoro con il dipendente)?
CA: No, ma ci sono diversi requisiti a seconda della retribuzione e dei benefit previsti dal contratto di lavoro. Quando un dipendente viene licenziato, il datore di lavoro deve rimborsare immediatamente tutti gli arretrati che non siano ancora stati erogati, inclusi eventuali benefit maturati, come ferie non godute. È sempre meglio consultare un avvocato per quanto riguarda questi dettagli. Qualora il rimborso di benefit maturati e salario arretrato non fosse accurato e tempestivo, potrebbero esserci sanzioni significative.
NY: Sì. Come menzionato, un datore di lavoro deve presentare, entro cinque giorni lavorativi dalla cessazione di contratto, una lettera di licenziamento ufficiale che ne specifichi la data, e che specifichi anche la data in cui i benefit cesseranno. Qualora il datore di lavoro non rispettasse tale obbligo, potrebbe incorrere in sanzioni fino a $5,000, ed è passibile di denuncia.
Il rimborso dello stipendio arretrato, senza contare supplementi ulteriori come previdenza sociale, ferie, o festività, deve avvenire entro e non oltre la data di retribuzione fissata dal contratto. Qualora il datore di lavoro avesse una politica scritta secondo cui le ferie non godute dovrebbero essere pagate in seguito a licenziamento e/o a fine anno, queste devono essere incluse nel pagamento finale.
È necessario confrontarsi con un’istituzione di qualche tipo, per effettuare un licenziamento? In tal caso, quali sono le tempistiche?
No.
È necessario confrontarsi con un organo di rappresentanza di qualche tipo per effettuare un licenziamento? In tal caso, quali sono le tempistiche?
In genere, no. Però, qualora il dipendente licenziato facesse parte di un sindacato, a seconda del contratto collettivo di lavoro negoziato tra il sindacato e il datore di lavoro, potrebbero esserci dei requisiti particolari. In questo caso, è bene consultare un avvocato specializzato prima del licenziamento.
* Ogni processo di licenziamento è diverso e, qualora si ritenga che la situazione si potrebbe aggravare, è bene consultare un avvocato specializzato.
** Un contratto di lavoro viene definito “a will” quando un datore di lavoro può licenziare un lavoratore, e il lavoratore può presentare le dimissioni, in qualsiasi momento senza alcuna giustificazione.
L’articolo è stato scritto da Lisa Schachne, Shareholder and Executive Vice President, e Kevin Sherman, Associate Counsel. Lisa e Kevin hanno notevole esperienza in materia giuslavoristica, sia in California che New York.